Aviso de Prácticas de Privacidad

1. Quiénes Somos

HeroHouse Pediatrics LLC es una práctica de telemedicina pediátrica que opera como una compañía de responsabilidad limitada en Indiana. Este Aviso describe las prácticas de privacidad de HeroHouse Pediatrics LLC y sus profesionales de la salud, empleados y voluntarios (colectivamente, “HeroHouse”) con respecto a la información de salud protegida que creamos, recibimos, mantenemos o transmitimos en relación con nuestros servicios.

Si bien HeroHouse no es una “entidad cubierta” a la que se aplique específicamente la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 (“HIPAA”), HeroHouse cumple voluntariamente con los estándares de HIPAA con el fin de proteger la confidencialidad de la información del paciente al máximo nivel. HeroHouse también está sujeta a las leyes de Indiana que rigen la confidencialidad de los registros médicos bajo el Código de Indiana 16-39.

Nuestro Oficial de Privacidad es Jesse Jones, MSN, APRN, CPNP-PC, con quien puedes comunicarte en info@herohousepediatrics.com o por correo a HeroHouse Pediatrics, PO Box 155, Plainfield, IN 46168.

2. ¿Qué es la Información de Salud Protegida (PHI)?

La información de salud protegida, o PHI, es cualquier información que tengamos sobre tu hijo que pudiera identificarlo y que esté relacionada con su salud, atención médica o pago por atención médica. Esto incluye:

• Nombres, fechas de nacimiento, direcciones e información de contacto
• Historia médica, diagnósticos, síntomas e información de tratamiento
• Información sobre recetas y medicamentos
• Pedidos de laboratorio y resultados de pruebas
• Notas de visitas, mensajes y comunicaciones relacionadas con la atención
• Imágenes y fotografías enviadas como parte de una visita
• Registros de pagos y facturación

Estamos obligados por ley a proteger la privacidad de la PHI de tu hijo, a proporcionarte este Aviso y a seguir los términos aquí descritos.

3. Cómo Usamos y Divulgamos la PHI de tu Hijo

Usamos y compartimos la información de salud de tu hijo de las siguientes maneras. Algunos usos y divulgaciones requieren tu autorización; otros no.

Usos y divulgaciones que no requieren tu autorización

Tratamiento. Usamos la PHI para evaluar, diagnosticar y tratar a tu hijo. Esto incluye revisar el historial y los síntomas durante las visitas, recetar medicamentos, solicitar análisis de laboratorio y coordinar con otros proveedores involucrados en la atención de tu hijo, como su proveedor de atención primaria (PCP). Si derivamos a tu hijo a un especialista o enviamos un resumen de la visita a su PCP, ese intercambio forma parte del tratamiento y no requiere autorización por separado.

Pago. Usamos la PHI para procesar los pagos de los servicios prestados. Dado que HeroHouse Pediatrics es una práctica de pago directo y no factura seguros, las divulgaciones relacionadas con el pago son limitadas. Usamos tu información de contacto y facturación para procesar las tarifas de suscripción y visitas.

Operaciones de salud. Usamos la PHI para administrar la Práctica. Esto incluye revisión de calidad, auditorías de expedientes realizadas por nuestro médico colaborador, capacitación del personal y actividades de cumplimiento normativo. Nuestro médico colaborador accede a la PHI mínimamente necesaria con el único propósito de revisión de calidad y seguridad bajo nuestro acuerdo de práctica colaborativa.

Otros usos y divulgaciones permitidos sin autorización

En determinadas situaciones, la ley nos permite o requiere usar o compartir la PHI sin tu autorización. Estas situaciones incluyen:

• Según lo exija la ley. Podemos usar o divulgar la PHI en la medida necesaria para cumplir con los requisitos de la ley aplicable.
• Para actividades de salud pública. Podemos usar o divulgar la PHI para actividades de salud pública, incluyendo reportes a autoridades de salud pública para prevenir o controlar enfermedades, informes sobre sospecha de maltrato infantil o negligencia, seguimiento de seguridad de productos regulados por la FDA, notificación de exposición a enfermedades transmisibles, y pruebas de vacunación requeridas por las escuelas (obteniendo tu acuerdo previo).
• Para divulgaciones sobre víctimas de abuso, negligencia o violencia doméstica. Podemos divulgar la PHI sobre una víctima cuando lo autorice o requiera la ley.
• Para supervisión de la salud. Podemos usar o divulgar la PHI para actividades de supervisión autorizadas por la ley, como auditorías, investigaciones, inspecciones y actividades de licenciamiento.
• Para procedimientos judiciales o administrativos. Podemos divulgar la PHI en respuesta a una orden judicial o a una orden de un tribunal administrativo, o en respuesta a una citación, solicitud de exhibición de pruebas u otro proceso legal que no vaya acompañado de una orden de un tribunal judicial o administrativo, si obtenemos garantías satisfactorias de que la parte solicitante de la información ha hecho esfuerzos razonables para notificarte o para obtener una orden de protección calificada.
• Para fines de aplicación de la ley. Podemos divulgar la PHI para fines de aplicación de la ley según lo permita la ley, incluyendo ciertos reportes de lesiones y emergencias.
• Para médicos forenses, examinadores médicos o directores de funeraria en ciertas situaciones relacionadas con una persona fallecida.
• Para donación de órganos, ojos o tejidos.
• Para investigación, sujeto a requisitos adicionales de seguridad y supervisión.
• Para prevenir una amenaza grave a la salud o seguridad. Podemos usar o divulgar la PHI si creemos que es necesario para prevenir o reducir una amenaza grave e inminente.
• Para funciones gubernamentales especializadas relacionadas con el ejército, veteranos, instituciones correccionales y otras actividades gubernamentales autorizadas.

Solo usaremos o divulgaremos la cantidad mínima de PHI necesaria para lograr el propósito del uso o la divulgación.

Usos y divulgaciones que requieren tu autorización escrita

Los siguientes usos y divulgaciones requieren tu autorización firmada antes de proceder:

• La mayoría de usos y divulgaciones de la PHI no descritos en este Aviso
• Compartir la PHI con la escuela, guardería o programas de actividades de tu hijo (a menos que la ley lo requiera)
• Compartir la PHI para fines de marketing
• Venta de la PHI
• Uso o divulgación de notas de psicoterapia (si aplica)

Puedes revocar una autorización escrita en cualquier momento comunicándose con nosotros por escrito a info@herohousepediatrics.com, excepto en la medida en que ya hayamos actuado en consecuencia.

4. Cómo Protegemos la Información de Salud de tu Hijo

Nos tomamos muy en serio la protección de la información de salud de tu hijo. Hemos implementado las siguientes salvaguardas:

Salvaguardas administrativas

• Contamos con políticas y procedimientos de privacidad y seguridad que se revisan periódicamente
• El acceso a la PHI se limita a quienes la necesiten para brindar o apoyar la atención
• Las auditorías de expedientes son realizadas por nuestro médico colaborador mediante intercambio de archivos rastreado con acceso restringido
• El personal recibe capacitación sobre los requisitos de HIPAA

Salvaguardas técnicas

• Las visitas de telemedicina se realizan mediante tecnología de video que cumple con HIPAA
• Todas las comunicaciones externas por correo electrónico que contengan PHI se transmiten mediante correo electrónico cifrado
• Los servicios de teléfono y mensajería utilizados para la comunicación con pacientes cumplen con HIPAA
• Los registros electrónicos de salud se mantienen en una plataforma de EHR compatible con HIPAA con controles de acceso y registro de auditoría
• Los archivos y documentos que contienen PHI se almacenan en plataformas de nube compatibles con HIPAA con restricciones de acceso

Salvaguardas físicas

• Todos los dispositivos usados para acceder a la PHI están protegidos con contraseña y cifrados
• La PHI no se imprime ni almacena físicamente excepto cuando sea clínicamente necesario

Ningún sistema es completamente inmune a riesgos. Si descubrimos una violación de la PHI no asegurada de tu hijo, te notificaremos según lo requiera la Regla de Notificación de Violaciones de HIPAA y/o la ley estatal, según corresponda. También existe la posibilidad de que la PHI que divulguemos sea redivulgada por el destinatario y ya no esté protegida.

5. Tus Derechos Respecto a la Información de Salud de tu Hijo

Como padre, madre o tutor legal de un paciente menor de edad, tienes los siguientes derechos respecto a la PHI de tu hijo. Para ejercer cualquiera de estos derechos, comunícate con nosotros en info@herohousepediatrics.com.

Derecho de acceso y a recibir una copia de los registros

Tienes derecho a inspeccionar y recibir una copia de los registros de salud de tu hijo, incluidas las notas de visita, los resultados de laboratorio y los resúmenes de tratamiento. Responderemos a tu solicitud dentro de 30 días. Podemos cobrar una tarifa razonable basada en el costo de las copias. Proporcionaremos los registros en el formato que solicites si es fácilmente producible; de lo contrario, los proporcionaremos en un formato electrónico o en papel legible.

Derecho a solicitar correcciones (enmienda)

Si crees que el registro de salud de tu hijo contiene información incorrecta o incompleta, puedes solicitar una corrección. Responderemos dentro de 60 días. Podemos denegar la solicitud si determinamos que el registro es preciso, completo y fue creado por HeroHouse Pediatrics. Si denegamos la solicitud, explicaremos el motivo por escrito y te daremos la oportunidad de presentar una declaración de desacuerdo.

Derecho a solicitar restricciones

Puedes solicitar que restrinjamos el uso o intercambio de la PHI de tu hijo para tratamiento, pago u operaciones. No estamos obligados a aceptar la mayoría de las restricciones, pero consideraremos todas las solicitudes. Si aceptamos, respetaremos la restricción excepto en una emergencia. Estamos obligados a aceptar si nos pides que restrinjamos la divulgación a un plan de salud por un servicio que pagaste íntegramente de tu bolsillo, lo cual se aplica a todos los servicios en HeroHouse, ya que somos una práctica de pago directo.

Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales

Puedes solicitar que nos comuniquemos contigo sobre la atención de tu hijo de una manera particular o en un lugar específico. Por ejemplo, puedes pedir que nos comuniquemos contigo únicamente por correo electrónico. Atenderemos solicitudes razonables.

Derecho a un registro de divulgaciones

Tienes derecho a solicitar una lista de ciertas divulgaciones que hayamos hecho de la PHI de tu hijo. Este derecho aplica a divulgaciones realizadas para propósitos distintos al tratamiento, pago y operaciones. El registro cubre los seis años anteriores a la solicitud. Responderemos dentro de 60 días.

Derecho a recibir una copia impresa de este Aviso

Tienes derecho a recibir una copia impresa de este Aviso en cualquier momento, incluso si previamente aceptaste recibirlo electrónicamente. Para solicitar una copia impresa, comunícate con nosotros en info@herohousepediatrics.com.

Derecho a ser notificado de una violación

Tienes derecho a recibir notificación si ocurre una violación de la PHI no asegurada de tu hijo. Te notificaremos sin demora indebida y dentro de 60 días de descubrir la violación, a menos que determinemos que la notificación no es requerida bajo la ley aplicable.

Derecho a presentar una queja

Si crees que se han violado los derechos de privacidad de tu hijo, tienes derecho a presentar una queja ante HeroHouse Pediatrics o ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE.UU. Para presentar una queja ante nosotros, comunícate con: info@herohousepediatrics.com. Para presentar una queja ante HHS: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints. No tomaremos represalias en tu contra por presentar una queja.

6. Nuestras Obligaciones Legales

HeroHouse Pediatrics está obligada por ley a:

• Mantener la privacidad y seguridad de la PHI de tu hijo
• Proporcionarte este Aviso de nuestras prácticas de privacidad
• Seguir los términos del Aviso actualmente en vigencia
• Notificarte si descubrimos una violación de la PHI no asegurada de tu hijo

En caso de que recibamos registros de tratamiento por trastornos por uso de sustancias de un programa sujeto a 42 CFR Parte 2, no usaremos ni divulgaremos información de esos registros en procedimientos civiles, penales, administrativos o legislativos contra la persona, a menos que obtengamos consentimiento por escrito o recibamos una orden judicial emitida conforme a 42 CFR Parte 2 acompañada de una citación.

Nos reservamos el derecho de cambiar los términos de este Aviso en cualquier momento. Los cambios se aplicarán a la PHI que ya tenemos, así como a la PHI que recibamos en el futuro. Si realizamos un cambio material, publicaremos el Aviso actualizado en nuestro sitio web y notificaremos a las familias inscritas por correo electrónico. El nuevo Aviso será efectivo en la fecha especificada en la versión actualizada.

7. Menores y Acceso Parental

HeroHouse Pediatrics brinda atención exclusivamente a pacientes menores de 18 años. Como padre, madre o tutor legal, generalmente tienes derecho a acceder a la información de salud de tu hijo.

En circunstancias limitadas, la ley de Indiana puede otorgar a un menor el derecho de consentir ciertos tipos de atención de forma independiente y restringir el acceso de los padres a esos registros. Si surge tal situación, la manejaremos de acuerdo con la ley estatal aplicable y te informaremos sobre cualquier limitación en tu acceso.

En casos de acogimiento familiar o cuidadores que no son los padres, podemos requerir documentación de autoridad legal para consentir la atención y acceder a los registros antes de divulgar la PHI. Si recibimos una solicitud para limitar el acceso de un padre, madre o tutor a la PHI de su hijo, requeriremos documentación de una restricción legal para respaldar la limitación. Si tienes preguntas sobre los derechos de acceso en tu situación específica, comunícate con nosotros en info@herohousepediatrics.com.

8. Comunícate con Nosotros

Para preguntas sobre este Aviso, para ejercer tus derechos, o para presentar una queja de privacidad, comunícate con nosotros en info@herohousepediatrics.com.